(1) La primirea cererii de înscriere din partea unităţilor specializate abilitate, conform anexei nr. 2, însoţită de copia documentului pe care se află aplicată amprenta dispozitivului special, CNARNN - INFONOT va proceda la înregistrarea acesteia, eliberând un certificat conform anexei nr. 3, care va atesta înscrierea în registru a copiei amprentei. (2) În anexa nr. 2 se va înscrie în mod obligatoriu, sub rezerva respingerii de către registru a înscrierii, datele de identificare ale unităţii specializate abilitate să confecţioneze dispozitivul special, precum şi ale deţinătorului căruia i se va elibera dispozitivul special. (3) După efectuarea operaţiunii de înscriere un exemplar al certificatului care atestă înscrierea se va transmite prin e-mail unităţii specializate solicitante, care, în baza acestui certificat, va dispune eliberarea dispozitivului către deţinător.
ART. 4 (1) În termen de 10 zile de la primirea/ridicarea dispozitivelor speciale de la unitatea specializată abilitată să le confecţioneze, deţinătorul are obligaţia să depună amprentele acestora în depozitul birourilor notarilor publici, conform art. 2 alin. (1) din Regulamentul privind forma şi modul de utilizare a dispozitivelor speciale de marcat, precum şi modul de marcare a arborilor sau a unor loturi de arbori, aprobat prin
Ordinul ministrului mediului şi pădurilor nr. 1.346/2011, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Înainte de instrumentarea procedurii de primire în depozit a dispozitivului special, notarul public are obligaţia de a verifica existenţa înscrierii amprentei dispozitivului respectiv în registru. (3) Verificarea se realizează contra cost în baza informaţiilor cuprinse în anexa nr. 4A, iar răspunsul se eliberează în timp real, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5. (4) Costurile privind efectuarea verificărilor de către notarul public se stabilesc, potrivit legii, de către Biroul executiv al Consiliului Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România, se avizează de către autoritatea publică centrală care răspunde de silvicultură şi se suportă de către utilizatorul dispozitivului special de marcat.
ART. 5 (1) Registrul poate fi consultat gratuit şi de către autorităţile publice şi instituţiile specializate abilitate, pe bază de solicitare, prin completarea anexei nr. 4B. (2) Operaţiile de înscriere şi de verificare efectuate de către autorităţile publice şi instituţiile specializate abilitate sunt gratuite.
ART. 6 (1) Structurile teritoriale de specialitate ale autorităţii publice centrale care răspunde de silvicultură vor înscrie de îndată în registru la rubrica "Observaţii" numărul şi data tuturor proceselor-verbale de casare/radiere a dispozitivelor speciale, prin completarea anexei nr. 6. (2) După efectuarea menţiunilor corespunzătoare, la rubrica "Observaţii", cu privire la casarea dispozitivelor speciale, registrul va lua măsurile necesare în vederea comunicării de îndată notarului public a faptului că respectivul dispozitiv special a fost casat, astfel încât notarul public să procedeze la închiderea depozitului notarial. (3) În cazul în care notarul public şi-a încetat activitatea, comunicarea casării dispozitivului special se va face la locul unde se află arhiva care cuprinde depozitul notarial.